W strukturze organizacji Visit Sofia powołano nową jednostkę wyspecjalizowaną w obsłudze sektora spotkań – Meetings Sofia, która ma pełnić funkcję pierwszego kontaktu dla organizatorów planujących realizację spotkań, konferencji, kongresów oraz programów incentive w stolicy Bułgarii. Jak podają przedstawiciele Visit Sofia, zakres działań nowej jednostki obejmuje dostęp do sieci obiektów eventowych oraz sprawdzonych lokalnych dostawców usług, pomoc w identyfikacji partnerów – w tym hoteli, profesjonalnych organizatorów kongresów (PCO) i firm typu DMC – a także wsparcie w organizacji wizyt studyjnych i koordynacji współpracy z lokalnymi partnerami. Jednostka oferuje również materiały promocyjne, pomoc w przygotowaniu prezentacji i ofert przetargowych oraz pośrednictwo w nawiązywaniu kontaktów ze środowiskiem akademickim i branżowym. Wszystkie usługi świadczone są nieodpłatnie. Działalność Meetings Sofia opiera się m.in. na przewodniku Sofia Event Planners’ Guide, opracowanym przez Visit Sofia i udostępnionym w 2025 roku. Publikacja, dostępna w wersji cyfrowej oraz drukowanej, stanowi przegląd venues i narzędzie wspierające organizatorów wydarzeń w planowaniu projektów w stolicy Bułgarii.